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E-Mail-Management statt bloßem Archivieren
Heute haben E-Mails den klassischen Geschäftsbrief nahezu abgelöst. Alle wichtigen Informationen, die einen Geschäftsprozess begleiten, werden per Mailverkehr ausgetauscht – ob es sich um Angebote, Details zur Auftragsabwicklung oder um Besprechungsprotokolle handelt. Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel. In der Regel jedoch weist das E-Mail- Management erhebliche Defizite auf, sprich die Art und Weise wie man mit den E-Mails in den Unternehmen umgeht. So werden vorgangsbezogene E-Mails im persönlichen Postbereich verwaltet und damit dem Zugriff durch das Projektteam entzogen. Nicht selten werden E-Mails zur Verwaltung oder Bearbeitung ausgedruckt. Problematischer ist es jedoch, wenn wichtige und aufbewahrungspflichtige E-Mails aus Bequemlichkeit oder Versehen gelöscht werden. All diese Lücken schließt die Dokumentenmanagement Lösung von ELO.

Revisionssicher und rechtskonform archiviert
Welche Art der E-Mail-Verwaltung auch immer bevorzugt wird: ELO nimmt den größten Teil der Verwaltungsarbeit ab und stellt zudem sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. So schreiben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vor, dass steuerrelevante E-Mails über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. ELO bietet die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung der E-Mails. Damit die Daten auch in Zukunft lesbar sind und zwar unabhängig davon, mit welchem E-Mail-System gearbeitet wird, speichert ELO diese in ein Langzeitformat wie TIFF oder PDF/A.

Das Gleiche gilt für Dateianhänge unterschiedlicher Formate, die sich auch losgelöst von einem Vorgang zuweisen lassen, ohne dass die Verbindung zu der betroffenen E-Mail verlorengeht. ELO archiviert und verwaltet stets die Verknüpfungsinformationen zwischen E-Mail und Attachement, auch wenn diese Dokumente separat voneinander gespeichert werden. Die E-Mails können damit bequem aus dem jeweiligen Mail-System recherchiert und aufgerufen werden. Außerdem stehen sie allen mit ELO verbundenen Applikationen zur Verfügung.

Client- und serverbasierte Archivierungsstrategien
E-Mails beziehen sich immer auf einen Vorgang. So sind zum Beispiel Auftrags- oder Terminbestätigungen, die per E-Mail eingehen, immer auch dem entsprechenden Geschäftsprozess oder Verwaltungsakt zuzuordnen. Dies kann durch den Anwender erfolgen, der E-Mail und Anhang der ELO-Kundenakte oder einem ELO-Workflow zuweist, oder auch vollautomatisiert durch einen Serverprozess. Bei der serverbasierten E-Mail-Archivierung archiviert ELO auf Wunsch alle E-Mails. Über einen Regelkonfigurator lässt sich einfach einstellen, nach welchen Parametern die Archivierung erfolgen soll (zeitverzögert, nur gelesene E-Mails, Blacklist usw.). Bestehende Zugriffsrechte werden dabei mit übernommen. Ein hoher Automatisierungsgrad wird vor allem dann erreicht, wenn ELO selbstständig den Mailinhalt analysiert (z. B. anhand einer Auftrags- oder Projektnummer) und E-Mails vollautomatisiert einem Vorgang zuordnet oder einen Workflow initiiert.

Flyer ELO E-Mail Management: pdf[PDF, 382 kb]


Dulce et utile.
Angenehm und nützlich.